Programa, horarios, plano, información práctica, ponentes, códigos QR… En una feria, conferencia o evento profesional, el catálogo del evento se convierte rápidamente en el soporte que los asistentes consultan durante toda la jornada.
Siempre que esté realmente pensado para su uso.
Porque un programa perfectamente legible en pantalla puede resultar demasiado pequeño una vez impreso. Un código QR que funciona correctamente en digital puede ser difícil de escanear en papel. Y un catálogo atractivo a la vista puede resultar poco práctico si hay que consultarlo varias veces a lo largo del día.
Antes de enviar tu archivo a imprenta, te proponemos 5 aspectos esenciales a tener en cuenta para que tu catálogo para eventos sea todo un éxito y evitar sorpresas de última hora.
Contenido
- 1 1. ¿Has elegido el formato y el número de páginas adecuados?
- 2 2. ¿Tu maquetación funciona igual de bien una vez impresa?
- 3 3. ¿Tu archivo está técnicamente preparado para imprimir?
- 4 4. ¿El papel es adecuado para el uso que se dará al catálogo?
- 5 5. ¿Funcionarán tus códigos QR una vez impresos?
- 6 Checklist antes de enviar tu catálogo para eventos a imprenta
- 7 Un catálogo pensado para acompañar a los visitantes durante todo el evento
1. ¿Has elegido el formato y el número de páginas adecuados?
Lo primero que solemos hacer es empezar directamente con la maquetación.
Sin embargo, antes de abrir InDesign o Illustrator, conviene responder a dos preguntas: ¿qué formato será realmente práctico para los asistentes? ¿Y cuántas páginas necesitarás?
Un formato adaptado al uso durante el evento
Un catálogo para eventos debe encontrar el equilibrio adecuado entre visibilidad y practicidad.
Debe ser lo suficientemente compacto como para:
- sujetarlo cómodamente con una mano
- guardarlo en un bolso o mochila
- consultarlo estando de pie
- llevarlo encima durante todo el evento
Pero también debe ofrecer espacio suficiente para presentar correctamente:
- el programa;
- los horarios;
- la información práctica;
- los planos;
- las conferencias o talleres;
- los colaboradores.
Formato A5: un buen equilibrio
El formato A5, de 148 × 210 mm, suele ser un excelente punto de partida.
Es fácil de transportar y, al mismo tiempo, ofrece espacio suficiente para organizar un programa, un plano y distintos niveles de información.
En eventos con mucho contenido, este equilibrio resulta especialmente interesante: el soporte no ocupa demasiado espacio y permite mantener los contenidos en un tamaño cómodo de leer.
Cuidado con el número de páginas
Otra comprobación que debes hacer antes incluso de crear la maqueta es el número de páginas.
En un catálogo grapado, la paginación se organiza por pliegos, por lo que el número total de páginas suele tener que ser múltiplo de 4.
8, 12, 16, 20 páginas…
Es mejor tener en cuenta esta limitación desde el principio que verse obligado a añadir o eliminar páginas cuando toda la maquetación ya está terminada.
Consejo de experto: consulta las condiciones de paginación de tu imprenta antes de empezar a diseñar. Así podrás organizar la estructura y distribución de las páginas en función de las posibilidades reales de impresión.
2. ¿Tu maquetación funciona igual de bien una vez impresa?
En pantalla tenemos una gran ventaja: podemos hacer zoom. En papel, no.
Una información que parece perfectamente legible con el zoom de la pantalla al 150 % puede resultar mucho menos cómoda de leer una vez impresa a tamaño real.
Y en un catálogo para eventos, la legibilidad es especialmente importante.
Los asistentes suelen buscar información rápidamente: ¿a qué hora empieza la próxima conferencia? ¿En qué sala? ¿Dónde está el stand?
No deberían tener que esforzarse para encontrar o leer la información. Presta atención a los elementos más pequeños.
Fíjate especialmente en:
- los horarios
- las leyendas de los planos
- los números de los stands
- la información práctica
- los pictogramas pequeños
- los textos incluidos en tablas
- el contraste entre el texto y el fondo
Un plano muy detallado puede verse perfecto en una pantalla de 27 pulgadas y resultar completamente ilegible en una página A5.
Haz una prueba de impresión a tamaño real
Probablemente sea una de las comprobaciones más sencillas y eficaces antes de enviar el archivo a imprenta.
Imprime algunas páginas de tu catálogo al 100 % (su tamaño final) aunque sea con una impresora de oficina.
Después, utilízalas como lo haría un visitante del evento. Coge el catálogo. Consulta los horarios. Lee la información secundaria. Intenta orientarte rápidamente con el plano.
Si tienes que acercarte demasiado el papel o esforzarte para leer alguna información, es muy probable que los visitantes tengan el mismo problema.
En ese caso, es mejor ampliar o simplificar la maquetación antes de iniciar la producción.
Consejo de experto: no compruebes nunca la legibilidad de un programa únicamente en pantalla. Una prueba impresa a tamaño real permite detectar inmediatamente los textos demasiado pequeños y las zonas sobrecargadas.
3. ¿Tu archivo está técnicamente preparado para imprimir?
Un archivo puede parecer completamente terminado a nivel gráfico y, aun así, no estar listo para imprenta.
Hay determinados parámetros técnicos que no se aprecian a simple vista en pantalla, pero que pueden provocar problemas reales durante la producción.
El sangrado
Si un color, una fotografía o una ilustración debe llegar hasta el borde del documento, tendrá que extenderse ligeramente más allá del formato final.
Es lo que se conoce como sangrado.
Sin él, las pequeñas variaciones durante el corte pueden hacer que aparezca un borde blanco en el documento.
Las zonas de seguridad
Por el contrario, los textos, logotipos, horarios y demás información importante no deben colocarse demasiado cerca del borde.
Mantén una zona de seguridad suficiente para evitar que algún elemento importante quede visualmente demasiado próximo a la línea de corte.
Ten también en cuenta la encuadernación: la información situada demasiado cerca del pliegue central puede resultar más difícil de leer.
Las imágenes y los colores
Antes de exportar el archivo, comprueba también:
- la resolución de las imágenes
- el modo de color
- las posibles transparencias
- las tipografías
- el formato PDF requerido por la imprenta
Una imagen descargada de Internet puede parecer correcta en pantalla y verse borrosa una vez impresa.
Del mismo modo, algunos colores muy luminosos que vemos en RGB pueden variar al pasar a impresión.
Utiliza la plantilla de tu imprenta
La mejor forma de evitar descubrir las limitaciones técnicas al final del proyecto es conocerlas… antes de empezar. Si tu imprenta ofrece una plantilla, descárgala antes de comenzar a diseñar el documento.
Así conocerás desde el principio:
- las dimensiones del producto
- el sangrado
- las zonas de seguridad
- las posibles limitaciones relacionadas con la encuadernación
En Exaprint puedes consultar la plantilla para este soporte y los consejos para preparar tus archivos en la página de los catálogos grapados.
Consejo de experto: crea tu diseño directamente a partir de la plantilla de impresión en lugar de adaptar el documento una vez terminado.
4. ¿El papel es adecuado para el uso que se dará al catálogo?
Elegir el papel no sirve únicamente para conseguir un determinado acabado estético. En un evento, influye directamente en cómo se utilizará el catálogo.
Tu catálogo puede pasar varias horas en manos de los visitantes del evento.
Durante ese tiempo:
- se abrirá y cerrará constantemente
- se guardará en una tote bag
- se dejará sobre una mesa
- se volverá a sacar para consultar un horario
- puede utilizarse para tomar notas
- y quizá se conserve después del evento
Por eso, el papel debe ser coherente con el uso que se le va a dar.
Para un catálogo ligero y fácil de hojear
Para las páginas interiores de un programa de eventos, un papel de alrededor de 130 g/m² ofrece un buen equilibrio.
Es lo suficientemente ligero para manipularlo cómodamente y, al mismo tiempo, proporciona una consistencia adecuada al soporte.
Paraun programa corto, también puedes optar por un catálogo sin cubierta independiente, manteniendo así un soporte sencillo y ligero.
Ver una configuración de catálogo grapado A5 sin cubierta
Si quieres que el documento se conserve durante más tiempo o buscas darle una mayor presencia, puede ser interesante optar por una cubierta de mayor gramaje.
Aportará más cuerpo al conjunto y protegerá mejor las páginas interiores.
Descubrir las configuraciones de catálogo grapado A5 con cubierta
¿Los visitantes necesitarán escribir en él?
Es un detalle que puede pasarse fácilmente por alto.
Sin embargo, en una conferencia, congreso o formación, los visitantes al evento pueden querer apuntar:
- una hora
- un número de stand
- el nombre de un contacto
- una idea
- una conferencia que no quieren perderse
En ese caso, elige una superficie sobre la que resulte cómodo escribir.
Los papeles no estucados u offset son especialmente adecuados para este tipo de uso.
Consejo de experto: elige el papel pensando en lo que los asistentes van a hacer realmente con el folleto, no solo en su aspecto visual.
5. ¿Funcionarán tus códigos QR una vez impresos?
Programa actualizado, venta de entradas, inscripción a un taller, redes sociales, formularios, contenido adicional…
El código QR resulta especialmente útil en los soportes para eventos porque permite conectar directamente el formato impreso con el entorno digital.
Pero hay un error muy habitual: comprobar el código QR únicamente en pantalla.
Que un smartphone lo reconozca en un PDF ampliado al 200 % no significa necesariamente que sea igual de fácil escanearlo una vez impreso.
Pruébalo en condiciones reales
Antes de imprimir, imprime el código QR a su tamaño definitivo.
Después, pruébalo:
- con varios smartphones
- a una distancia normal de lectura
- con distintas condiciones de iluminación
- directamente desde la hoja impresa
Así podrás comprobar su tamaño, contraste y legibilidad reales.
Deja espacio alrededor del código QR
Evita también colocar el código QR demasiado cerca de:
- un texto
- una fotografía con muchos elementos
- otro elemento gráfico
- el borde de la página
Dejar una zona despejada a su alrededor facilita que la cámara del teléfono pueda detectarlo correctamente.
Y si el código QR dirige a una página importante, comprueba por última vez la URL antes de enviar el archivo a imprenta.
Un código QR bonito que lleva a una página 404 sigue siendo un código QR inútil.
Consejo de experto: no pruebes nunca el código QR únicamente en pantalla. Lo que importa es que funcione impreso y a tamaño real.
Checklist antes de enviar tu catálogo para eventos a imprenta
Antes de validar el archivo, comprueba una última vez:
- el formato final del catálogo
- el número de páginas y las condiciones de paginación
- la legibilidad de los textos a tamaño real
- el sangrado
- las zonas de seguridad
- la resolución de las imágenes
- la preparación de los colores
- la elección del papel
- la facilidad para tomar notas, si es necesario
- el funcionamiento de los códigos QR una vez impresos
Dedicar unos minutos a estas comprobaciones antes de imprimir puede evitar que un error acabe reproduciéndose en cientos o incluso miles de ejemplares.
Un catálogo pensado para acompañar a los visitantes durante todo el evento
Un buen catálogo para eventos no solo debe ser atractivo.
También debe ser fácil de consultar, cómodo de transportar, legible y adecuado para las condiciones reales del evento.
Formato, paginación, maquetación, preparación técnica, papel y códigos QR: si tienes en cuenta todos estos aspectos desde las primeras fases del diseño, evitarás correcciones de última hora y conseguirás un soporte realmente útil para los asistentes.
Práctico, fácil de hojear e ideal para presentar programas de eventos, el catálogo grapado es una solución especialmente adecuada para este tipo de soporte.